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陆青:金杜律师事务所知识管理系统建设
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陆青:金杜律师事务所知识管理系统建设

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陆青:金杜律师事务所知识管理系统建设

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  金杜律师事务所首席合伙人陆青在首届律师行业信息化建设研讨会的发言
 
  主持人: 接下来我们请两位来自北京的两家大所的合伙人,首先有请来自北京金杜律师事务所的陆青律师。因为金杜所现在是中国的第一大所,七八年都是全国收费一直保持在第一,更重要的也是王俊峰会长所在的事务所。现在以热烈的掌声有请陆青介绍一下。
 
  陆青:临时说让我来谈一下金杜的知识管理方面的一些体会,也没有特别的准备,今天来主要是向大家学习,然后也听到了很多东西,刚才像熊涛等几位讲的都已经很全面了,我也就在这些大的方面也说不出太多的东西来,所以我就我们所在知识管理方面的一些想法和一些体会给大家汇报一下,拿出来和大家交流一下,也应该会有一些启发性东西可以供大家将来参考的。
 
  今天这个题目讲律师行业信息化建设,实际上知识管理工作是没有信息化这个技术是根本开展不了的,所以信息技术是知识管理的基础。律师事务所的管理实际上各个方面,尤其是事务所形成一定规模以后它在各个方面对信息技术都提出了非常高的要求,从事务所的管理来讲应该是六大方面,部分战略管理、业务发展管理、财务管理、利益冲突管理、人力资源管理和知识管理。
 
  实际上知识管理是律师事务所最重要的战略方面管理的项目之一,一个事务所想要长久发展,想要提高效率,想要在市场竞争中站住脚,并且取得领先的地位必须对知识管理进行重视。在这方面从金杜来讲可能还会有一些更高的要求,比如说我们事务所的特点就是通过这些年的发展是一个部门合作,我们现在是 6 家部门,但是部门下面又有很多的领域,包括像公司并购部下面还有劳动、税务、房地产、各种各样的具体的业务人员,另外在全国又有 10 家分所,现在加起来差不多有 1800 多人,这样一个所我们实行的管理体制是一个公司化的管理体制,事务所一直要求要一体化管理、专业化、标准化、做垂直理。不管是从财务、业务管理、利益冲突、人力资源各个方面都由总部统一进行管理。
 
  在这样一种管理体制下,如果没有一个好的信息化的平台是根本做不到的,所以各种各样的数据的收集、各种各样客户资源,包括电子文档的管理、包括项目案件管理都需要有信息化,但是从知识管理的这个角度来讲,实际上也是垂直化管理和为这些管理提供一个服务、和为他们提高工作效率的一个工具。
 
  我们所一开始就已经有这种意识,大家有了这种共享文化,因为我们制度一开始设立不是一个提成制的,所以大家是要慢慢培养一种共享的东西,但是真正开始对知识管理重视是 2004 年,我们买了美国的一个电子文档管理软件,从那时候开始同年我们又从外所引进了一个做过知识管理的一个资深人员,让他成立知识管理部。知识管理部初期主要还是为了协助业务部门做一些调研,因为他做调研检索等方面是非常有能力的,逐步我们建立的一个图书馆系统和网上图书馆系统,这些东西只是一个很初期的东西,我们真正对知识管理的开始应该是从 2008 年第一步是实行了全所统一的模板系统,模板系统更多可能大家觉得是和品牌形象联系起来,因为各个所都知道,我们现在一般信头纸大家设计了一个然后印刷出来,每次打印在信头纸上,电子档也是,每个人可能有自己个人的东西,里头的字体用什么、字号用什么、行距是多少,它整个的结构是什么,每个律师都有自己的特点,所以整体看上去很混乱,不能够反映一个所的风格,缺少这种麦当劳、肯德基似的这种品牌形象。
 
  为了做到这个我们引进了一个软件,在这个基础上进行了开发,生成了全所多部门、多语种的一个模板系统,把我们所有的信函、传真、备忘录、合同格式等都做了明确规定,字体、字号、英文是什么、中文是什么,行间距是什么,标点符号怎么用,缩进应该是多少,都用自动化系统给它进行了一个设置,这样律师每次在生成文件的时候统一生成都是金杜长相的文件,这个文件拿出去一看就是我们所的文件。这是第一步。
 
  这步做出来以后,我们就开始要建范本库,范本就是大家说的事务所长期适用的很优秀的一些版本,这个是需要经过业务部门和合伙人仔细审核,要加注、要加各种各样的起草说明这样的一套东西。这套东西每个业务部门都会自己有一些,但是在事务所整体层面来做仍然是一个非常非常大的工程,因为所有合伙人都是很忙的,你让他们花时间来做一个不挣钱的事情,确实是很难为他们。但是因为这个东西对事务所长久发展来讲非常重要,所以从管理层、各个层面都在大力推进这方面的工作。
 
  他不可能完全就用这些范本涵盖住,肯定还有各种各样的多变性、各种各样的参考资料、各种的备忘录、各种的东西,如果你从几百万的文件里面在系统里面进行检索,如果是一个关键词,比如说“反商业贿赂”,你一下检索出来九千个文件,那等于和没检是一样的,因为这个律师没有时间具体在去摘。在这种情况下,要从我们文档系统里面,就是我们 DM 系统里把正常的项目文件里比较有价值的东西挑出来,单独放在一个库里,这样会让业务部门的律师在工作过程中可以到这个库里面去找一些参考文件,这个也是知识管理工作一个很重要的部分。
 
  我们能够做到这个,实际上归根到底还是因为有一个 DM 系统,因为那个系统能量还是很大的,它可以做中英文全文的检索,所以你再他的系统里面输出任何的关键词,它就可以在你规定的这些库里面和你授权的库里面把所有含这些关键词的文件都调出来,这样让我刚才说的有一个问题,如果业务文件量相当大,有一稿、二稿、终稿,还有各种各样的草稿,在这个时候关键词调出来东西的是参差不齐,还有一些是垃圾。知识管理的另外一个工作就是要把这些里头最核心的一些有价值的东西挑出来,然后放到一个库里面。
 
  除了这个之外还有很多外面的文章、调研资料和法规数据库,我们订购了一些法规数据库可以查法规的,这时候我们又在 DM 系统里面建了一个网上图书馆,这样大家根据不同的需要可以进不同的库去找和它相关的一些东西,这是我们的一个目标。
 
  这个工作实际上大家听着也可以想象得到,有这么多业务领域、这么多的律师、有这么大量的业务文件从里头要挑出这些东西来,还有一些核心的要做成范本,这是需要多大的一个工作量,是一个很大的工程。这个工程要做出来的时候,确实我们都感到人力、各个方面还是非常有限的,尤其在律师、业务部门不能够花很多时间来配合做这个事情的时候,这个工作进展起来还是非常困难的。
 
  但是我们现在在努力一步一步的在往前推这个东西。我们主要是想知识管理里头最核心的一个东西,要想把这个东西推动下去,最核心的东西是要取得大家的重视。但是这个重视实际上在我们 2004年、2008 年给大家提到“知识管理”这个词,大家首先反映的就是图书馆,就是能够查一些资料的东西,甚至有人都没有听说过知识管理这个词,更不会考虑到它对事务所的重要。大家都在抱怨,我找不着文件,我需要东西的时候找不着,你们这个事务所是怎么搞的,你让我们去工作,然后有那么多东西找不着这是怎么回事,但是真正让每个人去具体做的时候又不会去做,这里头实际上就是要在事务所技术层面开发知识管理的平台、技术平台,还有做它的框架、整体设计同时还要抓企业的共享文化,实际上一个事务所要想把知识管理做起来,没有一个共享文化作为基础是不行的,所以在这一点上我们就使用了各种各样的方法,在全所的范围内、合伙人的范围内,包括在不同层面、资深律师层面、初级律师层面、各个层面做各种各样关于知识管理库和知识管理的这些宣传工作来提高大家对知识方面的重视。
 
  做这个工作有时候也是不被人家理解的,有的时候人家还会觉得很烦,我一天到晚收到好几百个邮件,你经常会给我发这种邮件,简直不是瞎耽误我事呢。但是这个工作不管有多大的阻力都是需要做的,我们就一步一步的努力从这些方面在全所的范围内逐渐提高大家对知识库和知识重要性的认识。经过三四年的发展,现在全所不管是从管理层也好,还是从基层、律师层面大家都没有人对做知识有任何的异议。当然还有很多人现在在花时间努力帮助和支持知识管理工作,但还是由于各种各样的原因,要想推进知识管理工作真正的起步,大规模的发展可能我们还是刚刚起步,还需要走很长的路。
 
  我们在建这个知识管理库的过程中,首先看了一些外国律师事务所他们做知识管理的体会和最新一些潮流的文章,也进行了思考。我们就觉着中国的律师事务所要想做好知识管理库,要想得到中国律师的认可必须是做中国特色,必须是我们自己的。这个东西就不是说越先进越好,取的东西越多越好,而是说要和我们律师日常工作息息相关,能够给他们带来帮助的东西才是真正有价值的东西。
 
  在这种想法的帮助下,我们就不断的探讨,有的时候也是我们做了一个东西,后来就发现这个东西可能走偏了,我们赶紧再搬回来再走。总的来讲我觉得还是太慢,但是因为现在涉及我们各个方面的,从律师事务所整体来讲,按说我们在这方面已经投入了很大的人力、物力,因为我们是从头做起,还是觉得让我们不是很满意的,但是我们毕竟已经开始做了。
 
  从这些方面来讲,做知识管理我们想确立的一个主题思想,从它的组织结构来讲,我们也是经过了一些摸索,因为知识管理做来做去,大家看我们现在有知识管理部,但是知识管理部能做的工作是很有限的,只是一些辅助人员,不可能对律师高层次的法律文件的适用性和好坏、各个方面提出一个判断。真正做好知识管理工作是需要各个业务部门资深律师和合伙人的,他们的支持和花时间。在做这个事的时候我们就建立了一个以业务部门的合伙人牵头的体系,我们叫 KQ ledge,Knowledge and quality control ledge,就是知识和质量控制合伙人,他们在每个部门里头牵头抓本部门和所有电子文档管理、知识管理,收集范本文件和我们进行协调沟通,提出新的调研题目,这些方面的工作。
 
  他下面可能要配一个资深律师加一二个助理,可能还要加一个助手是专门往这个系统输入这个文件的,有这么一套系统我们定期开会,和每个业务部门分门别类来谈他们的需求,然后再建立不同的文件夹、不同的档案,这样逐步往上做。
 
  知识管理部自己同时又开展了一个叫 PSL 的培训工作,这个东西在国外现在近十年已经得到承认的一个能够给事务所的服务带来很高附加值的一个专业行业,很多都是一些做过很多年律师业务的一些律师,一是不想太累了,或者说家里有什么特殊情况,或者是退休了,想做一些调研、做一些辅助工作,这些人组成的专门来做知识管理工作的一批人。因为我们发展的时间还短,所以很难找到一批这样的律师来做,我们就从部门的培训角度开始,从各方面来抓这个工作。
 
  从我们体制上来讲,事务所为了推动知识管理工作,实际上从管理层也是给予非常高的重视,像从我们的考评方法、考评制度里面专门就知识管理做出贡献和花的时间都是给予考虑的,这样会从一些方面能够促进和律师和合伙人花一些时间做这个工作。因为知识管理工作虽然暂时看起来对事务所目前的业绩和目前的创收没有太大的影响,但是从长远来讲事务所的发展必须不断积累,把自己的知识积累起来,分门归类的这样才能保证事务所的长久发展。 所以考虑到这一点,在考评制度上给予一定的福利是事务所的一个政策。
 
  再有就是加大了培训的力度,因为律师怎么来用这些库,这些库的设置是什么,为什么要这么设,还有很多东西这么多的律师要想让他们都了解好好使用这些东西,首先要对这个系统使用进行培训,还要对知识管理体系进行培训,我们的培训部就花很多的时间专门开设调研的课题培训项目,在全所逐渐来推这个工作。前一阵我们统计现在对(名字)的使用,基本上全所主要的律师和除了一些资深合伙人现在不用电脑做调研的这些合伙人之外,几乎所有人都在使用我们这个库了。这个主要是从这个库的角度来考虑。
 
  还有一点是适合专门针对中国律师事务所工作的情况来做的,就是关于保密的问题,今天也听到有人说了,为什么我东西拿出去你们就都知道了,这样会有什么问题,这个确实也是一个非常引起我们重视的问题,因为文件里面很多是项目附件,这里头的东西有时候涉及到客户隐私的,有一些涉及到我们自己资料,如何保证这些文件的保密也是我们需要考虑的问题,如果这点做不到知识管理体系是很难建立的,因为大家都觉得后背不稳,外国所的情况是人家没有保密,人家全部是公开的,我们现在做不到这一点。这个又回到我们这个软件上,我们这个软件能够进行系统监控,如果有人大量下载我们库里的东西,系统就会报警。这是一个我们要真专门花专人去盯着的一个事情。同时我们还尽量把不同的库按照业务部门的分类设定一些权限,通过权限的设定你做这个业务就只能看到这个业务方面的一些文件,
也是起到一定的保护作用。
 
  金杜的最大特点就是专业化,你是在这个部门我是坚决不允许你这个部门之外的任何业务,送到你这儿的项目也要给相关的其他部门去做,在这种情况下如果对这个库进行一定的设置还是相对比较容易的事情。
 
  最后我在说一点,技术都是人掌握的,如果这个事务所的人不重视,你有在高的技术也不能够达到你目前的目的。这里头是我最有体会的,从一开始做知识管理的时候,在大家很茫然、很不重视,用了一个很形象的比喻,它是一辆停在那儿的火车,你呼吁大家来推,大家都看看从你边上走过去了,有的人就过来拍拍你的肩膀说,你这个工作很重要,你接着推吧,说完也走了。
 
  这就是一种很形象的感觉,我相信大家如果在做每个所的知识管理工作的起步阶段,都可能或多或少遇到这类的问题,在这方面需要做知识管理的这个人要非常的有坚持,他能够这样不断的把这个事情、这些东西往前推,这里头同时要学会沟通的方式,包括和管理层的沟通取得帮助、包括各个业务部门的沟通取得帮助、包括和他自己部门的这些人来沟通取得帮助。
 
  我们曾经有一段时间为了推这个知识管理概念,跟很多的业务部门和很多的合伙人单独谈了以后,觉得有时候确实还是让人觉得很沮丧的,真的觉得这个事情很难弄。这种情况下怎么办呢?我们就举了一个例子,有的时候在合伙人的会,或者是在资深律师会上给大家举一个例子,就是美国的水晶大教堂建造的过程,这件事我想用它来做为这个结尾:美国有一个教士就想建立一个全世界最大的教堂,他就请了一个设计师给他设计了一个全玻璃的大教堂。当初的预算是七百万美金,设计出来了人家问你这个钱怎么弄,他说我现在没有一分钱,然后他就要开始筹集这个钱,七百万对于没有一分钱的人来说是非常困难的一个事情,所以有一天晚上他就在桌边坐下来就写了这么几行字,第一个是“七百万美元”一个捐赠;然后是七十万美元十个捐赠,反正就接着写,写到最后是一万美元要七十个捐赠,都能够取得这个,他就说这个事情我就有把握了,我就按照一万美元卖一块玻璃,通过这个把这个钱捐起来。最后他这个整个过程一边建一边捐钱也是花了很多钱,最后花的是二千万美金,但是他建成的是世界上最大的一个能容纳一万多人的水晶大教堂,在阳光底下金光闪闪的,夜里灯火通明,里头还有宣传福音的一个电台,最后都建立起来了。我们就拿这个故事向律师来说,不要觉着这个事情是一个很难的事情,如果你们大家每个人都分担一部分的话,这个事情是可以做到的。谢谢!
 
 
  (作者:陆青  金杜律师事务所首席合伙人)

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湖南银联律师事务所喜获全国优秀律师事务所殊荣

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金秋十月,花香果熟,全国第十次律师代表大会在北京隆重召开,湖南银联律师事务所在大会上正式被授予全国优秀律师事务所称号。湖南银联律师事务所成立多年来,我们一直秉承忠诚为社会和人民提供优质法律服务的宗旨,牢记为国家经济社会发展和法治建设而奋斗的初心使命,筚路蓝缕,不懈努力,为国家、社会和人民群众做了大量有益而富有成效的工作,作出了应有的贡献,同时也使律所不断取得成绩,获得很大发展。我所曾荣获“湖南省律师行业先进基层党组织”、“湖南省优秀律师事务所”、“省直先进律师事务所”、“湖南省规范管理示范律师事务所”等荣誉称号。此次获评,既是对我所全体同仁历年工作的褒奖和肯定,也是对我们以后更好工作的鼓舞和鞭策。
2021-10-21
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